Fortlaufendes Protokoll – Vorlage für Excel und PDF
Kostenlos, ohne Anmeldung. Für Baubesprechungen, Jour fixe und Projektrunden, in denen dieselben Punkte über Wochen weiterlaufen.
Kostenlos, ohne Anmeldung, frei verwendbar.
Was ist ein fortlaufendes Protokoll?
Ein fortlaufendes Protokoll führt alle Punkte eines Projekts in einer einzigen Liste über alle Besprechungen weiter. Statt für jede Sitzung ein neues Dokument zu beginnen, kommen neue Punkte unten dazu und bestehende werden fortgeschrieben. Jeder Punkt behält seine Nummer, bis er erledigt ist – und bleibt danach als erledigt stehen.
Im Bauwesen heißt dasselbe auch Endlosprotokoll, Serienprotokoll oder Offene-Punkte-Liste (OPL). Gemeint ist immer: eine Liste, die mit dem Projekt wächst.
Was in der Vorlage steckt
Die Excel-Datei hat vier Blätter:
| Blatt | Inhalt |
|---|---|
| So geht's | Die Regeln auf einer Seite |
| Offene Punkte | Das eigentliche Protokoll mit Filter, Auswahllisten und Überfällig-Markierung |
| Projekt | Kopfdaten und Beteiligte mit Kürzel (Verteiler) |
| Sitzungen | Jede Besprechung mit Datum, Teilnehmern, Versanddatum und Einwandfrist |
Spalten im Blatt „Offene Punkte“: Lfd. Nr. · Gliederung · Thema/Gewerk · Sachverhalt/Beschluss · Art · Verantwortlich · Termin · Status · Eingebracht in Sitzung · Erledigt in Sitzung · Fortschreibung · Tage überfällig.
Vier Regeln, damit die Liste nach sechs Monaten noch stimmt
- Nummer = Identität. Die laufende Nummer wird einmal vergeben und nie geändert oder wiederverwendet. Zitiert wird über sie: „siehe Punkt 27“.
- Gliederung = Ordnung. Die Gliederung (z. B. 2.3) sortiert nach Thema oder Gewerk und darf sich ändern. Die laufende Nummer bleibt.
- Nichts streichen. Erledigte Punkte bekommen den Status „erledigt“ und die Sitzung, in der sie erledigt wurden. So bleibt nachweisbar, was wann geklärt wurde.
- Fortschreiben mit Datum. Ändert sich ein Punkt, kommt der neue Stand mit Datum dazu, neuester Stand oben. Wer wann was zugesagt hat, ist später noch lesbar.
So nutzen Sie die Vorlage
- Im Blatt „Projekt“ Kopfdaten und Beteiligte mit Kürzel eintragen (z. B. ARC, ROH, ELT).
- Im Blatt „Sitzungen“ jede Besprechung mit Nummer und Datum anlegen.
- Im Blatt „Offene Punkte“ die grauen Beispielzeilen löschen und eigene Punkte eintragen.
- Vor der nächsten Besprechung nach Status „offen“ und „in Arbeit“ filtern und nach Gliederung sortieren. Das ist die Tagesordnung.
Wo die Excel-Liste an Grenzen kommt
Eine Excel-Liste ist so gut wie die Person, die sie nach jeder Besprechung pflegt. Typische Bruchstellen: Punkte werden beim Abtippen doppelt angelegt statt fortgeschrieben, Zusagen aus dem Gespräch fehlen, und der Versand verschiebt sich um Tage.
NoraNotes.ai schreibt dieselbe Liste direkt aus der Besprechung fort: Neue Punkte bekommen eine Nummer, bestehende werden fortgeschrieben, Erledigtes wird vorgeschlagen. Sie prüfen und geben frei.