Besprechungsprotokoll mit KI – kostenlose Prompt-Vorlage

Mit dieser Vorlage wird aus dem Transkript einer Baubesprechung ein Ergebnisprotokoll mit Aufgaben, Verantwortlichen und Terminen. Kopieren, Transkript einfügen, fertig. Für ChatGPT und andere KI-Chats.

Die Prompt-Vorlage

Du bist Protokollführer einer Baubesprechung. Erstelle aus dem Transkript unten ein Ergebnisprotokoll.

Regeln:
- Schreibe nur, was im Transkript tatsächlich gesagt wurde. Erfinde keine Namen, Termine, Zahlen oder Zusagen.
- Fasse Ergebnisse zusammen, nicht den Gesprächsverlauf. Smalltalk und Wiederholungen weglassen.
- Sachlicher Protokollstil, kurze Sätze, keine Wertungen.
- Verantwortlich: nur eintragen, wenn im Gespräch eindeutig ist, wer es übernimmt. Sonst „offen“.
- Termin: nur eintragen, wenn ein Datum oder eine Frist genannt wurde. Sonst „–“. Relative Angaben („bis nächste Woche“) wörtlich übernehmen.
- Art je Punkt: A = Aufgabe, B = Beschluss, F = Festlegung, I = Information.
- Wenn etwas unklar oder widersprüchlich ist, nicht glätten, sondern unter „Zu klären“ aufführen.

Ausgabe:
1. Kopf: Projekt, Datum, Ort, Teilnehmer (soweit im Transkript genannt).
2. Tabelle mit den Spalten: Nr. | Thema | Sachverhalt / Ergebnis | Art | Verantwortlich | Termin
   Nummeriere fortlaufend ab 1. Gruppiere die Punkte nach Thema (z. B. Gewerk oder Bauteil).
3. „Zu klären“: Punkte, die offen geblieben sind oder widersprüchlich waren, je mit kurzem Grund.
4. „Nächster Termin“, falls genannt.

Projekt: [Projektname]
Datum der Besprechung: [TT.MM.JJJJ]

Transkript:
[Transkript hier einfügen]

So gehen Sie vor

1. Besprechung aufzeichnen und transkribieren, z. B. mit der Transkription in Teams oder Zoom. Holen Sie vorher das Einverständnis aller Teilnehmenden ein.
2. Prompt kopieren, Projektname und Datum eintragen, Transkript unten einfügen.
3. Ergebnis prüfen: Stimmen Verantwortliche und Termine? Was unter „Zu klären“ steht, vor dem Versand klären.
4. Punkte in Ihre Offene-Punkte-Liste übernehmen, etwa in unsere Vorlage für das fortlaufende Protokoll.

Was der Prompt gut kann

• Smalltalk und Wiederholungen weglassen
• Aufgaben, Beschlüsse, Festlegungen und Informationen trennen
• Verantwortliche und Termine nur dann eintragen, wenn sie gesagt wurden
• Unklares sichtbar machen, statt es zu glätten

Wo ein Chat-Prompt an Grenzen kommt

• Jede Sitzung beginnt bei null. Der Chat kennt Ihre letzte Besprechung nicht. Ob Punkt 14 aus dem September heute erledigt wurde, muss jemand von Hand abgleichen.
• Nummern laufen nicht weiter. Jedes Protokoll fängt wieder bei 1 an. Ein fortlaufendes Protokoll mit festen Nummern entsteht so nicht.
• Wer hat gesprochen? Viele Transkripte zeigen nur „Sprecher 1, Sprecher 2“. Ohne Zuordnung bleibt „Verantwortlich“ oft offen.
• Datenschutz. Ein Transkript enthält Namen und Projektdetails. Prüfen Sie, ob Ihr KI-Chat für solche Daten freigegeben ist und wo er sie verarbeitet.

NoraNotes.ai ist für genau diese Lücke gebaut: Es nimmt an der Besprechung teil, ordnet neue Aussagen bestehenden Punkten zu und schreibt das Protokoll mit festen Nummern über alle Sitzungen fort. Verarbeitet wird auf Servern in der EU. Sie prüfen und geben frei.

Häufige Fragen