Einwilligung zur Aufzeichnung von Besprechungen – Muster für Word und PDF
Mit dieser Vorlage holen Sie das Einverständnis aller Projektbeteiligten einmal für eine ganze Besprechungsreihe ein: eine Seite Information, eine Seite Unterschriftenliste. Für Online-Besprechungen in Teams, Zoom oder Google Meet und für Besprechungen vor Ort.
Kostenlos, ohne Anmeldung. Gelb markierte Stellen in Word ausfüllen.
Was in der Vorlage steht
Seite 1: Information an alle Beteiligten. Wie die Aufzeichnung abläuft, wozu sie dient und wozu nicht, wo die Daten verarbeitet werden, wer Zugriff hat, wie lange gespeichert wird, die rechtliche Grundlage, Widerruf und Rechte der Betroffenen, Kontakt des Verantwortlichen.
Seite 2: Unterschriftenliste. Name, Firma, Funktion, E-Mail, ja oder nein, Datum und Unterschrift. Mit einer kurzen Erklärung, die für alle Besprechungen der genannten Reihe gilt.
Gelb markiert sind die Stellen, die Sie ausfüllen: Projekt, Besprechungsreihe, Ansprechperson, Aufbewahrungsfrist und Rückgabeadresse.
Was rechtlich gilt – kurz
- Alle müssen einverstanden sein. Das nichtöffentlich gesprochene Wort darf nur mit Einverständnis aufgenommen werden (§ 201 StGB). Es zählt jede einzelne Person, nicht die Mehrheit.
- Schweigen ist keine Einwilligung. Nach der DSGVO muss eine Einwilligung aktiv erklärt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Erwägungsgrund 32). Ein Hinweis im Chat informiert, ersetzt die Zustimmung aber nicht.
- Vorher informieren. Alle Beteiligten erfahren vorab, wer aufzeichnet, wozu und wo die Daten verarbeitet werden (Art. 13 DSGVO).
- Widerruf jederzeit. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
- Beschäftigte und Betriebsrat. Im Arbeitsverhältnis muss die Einwilligung freiwillig sein (§ 26 BDSG). Mit Betriebsrat ist die Einführung eines Aufzeichnungsdienstes in der Regel mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Ausführlich im Briefing Besprechungen aufzeichnen – was gilt in Deutschland?.
So setzen Sie die Vorlage ein
- Gelb markierte Stellen in der Word-Datei ausfüllen.
- Mit der ersten Einladung an alle Beteiligten schicken, auch an Externe.
- Rückläufer sammeln und zur Projektakte nehmen.
- Zu Beginn jeder Besprechung kurz daran erinnern, dass aufgezeichnet wird. Wer nicht zugestimmt hat oder widerspricht, wird nicht aufgezeichnet.
Textbaustein für die Einladung
Diese Besprechung wird mit NoraNotes aufgezeichnet und transkribiert, um ein Protokoll zu erstellen. Die Verarbeitung erfolgt in der EU. Wenn Sie nicht einverstanden sind, geben Sie bitte vorab oder zu Beginn Bescheid.